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導入事例

売上・社員・仕事の増加でSkypeによる業務連絡に限界

代表取締役社長 秋好様。社外の勉強会でチャットワークを知り導入を決めた。
チャットワークを導入する前、どんなことで困っていましたか?

秋好 : それまで社内の業務連絡にはSkypeチャットを使っていました。しかし、Skypeではどうしてもメッセージが流れてしまいます。

チャットで呼びかけをして、相手が答えてくれるのですが、どんどん流れてしまい、依頼が伝わらないという問題がありました。

社員が10人を超えた頃、Skypeに限界を感じました。そんな折、チャットワークの「タスク機能」がとても魅力的と思い、使い始めました。

多様なコミュニケーションツールがある中で、チャットワークに決めた理由は?

山口 : タイムリーにやり取りができる点と、iPhoneやAndroidなど色々なデバイスが使える点が大きいです。

あと、社外の人を誘う時に無料から始められるので誘いやすい点ですね。有料サービスだと、そんなに気軽に誘えません。

これまでチャットワークに誘って断られたことはありません。気軽にOKしてくれています。

プロジェクト・情報共有などのくくりでグループチャットを作成

Lancersでのグループチャットの作り方を教えてください。

山口 : プロジェクトに対してグループチャットを作っています。大カテゴリーは、会社の運営・サービス企画・ビジネス開発・外部とのアライアンス・営業チーム・広報チームなどがあります。

プロジェクトでは、「ファイルサーバーリニューアルプロジェクト」など、案件ごとにグループチャットを作り、終わると消しています。重要な案件は5〜10個、その他100個ほどのプロジェクトグループが常時稼働しています。

プロジェクトごとにグループチャットを作って仕事を進めている。

山口 : 情報共有のためのグループチャットも作っています。

情報共有のためのグループチャット「Lancers上で募集されている仕事のうち、気になる案件を社員に共有」するものや、「役に立つ本を紹介」するものなどがある。

コミュニケーションを円滑にし、業務スピードと業績アップに貢献

チャットワークで得られた成果を教えてください。

【コミュニケーションを円滑にし、業務スピードと業績アップに貢献】

山口 : 人数が5人から30人と6倍に増えて、売上も過去3年の3倍になり、それにともなって仕事のボリュームも増えています。それで仕事が回っているのは、チャットワークのおかげかもしれません。Skypeは10人ほどでキツかったのですが、チャットワークは30人でも上手く回っており、仕事のスピードは落とさずにやれています。

社内のパワーが業績に貢献することは多々あります。社内のパワーというのは、コミュニケーションだったりするので、チャットワークでコミュニケーションが上手くできるようになったことは業績に影響を与えていると思います。

【プロジェクトが円滑に進むようになった】

山口 : 特に成果を感じるのは、プロジェクトの進行がスムーズになったことです。誰が何をいつまでにやるのか明確にできるので、ミーティング自体の価値が高まったなと思います。

【人数が増えても大丈夫。抜け漏れを防ぎ、アクションにつながった】

山口 : もし、チャットワークがなかったとしたら、やっぱり抜け漏れが多かったと思います。

チャットワークで「流してもよい情報」は流し、「必要な部分」だけをせき止めるという取捨選択を「タスク機能」でできるようになったことは大きいです。「タスク」で仕事を切り出せることでアクションにつながるようになりました。

【チームをより意識できるようになった】

山口 : 社員が5〜6人の時は、それぞれ仕事の守備範囲を決めて、一人ひとりがやっていたのですが、社員が増えるにつれチームプレーが必要になりました。コミュニケーションが課題になり、そのためのツールが重要になってきました。

Skypeや他のツールよりもグループという概念をチャットワークは意識しやすいと思います。「5人」、「10人」、「技術開発チーム」など、チームメンバーで情報をシェアしているという感覚がとてもあります。

ちゃんと流れを見ていることがわかるので「チームの仕事が上手く進むなぁ」という実感があります。そのプロジェクトが前に進んでいる感を可視化できるのがすごく良いと思います。

【より、時間と場所に関係なく仕事を進められるようになった】

山口 : 時間と場所に関係なくプロジェクトを進められるのはすごく便利です。この点はすごく進化したと思います。

【ミーティングに参加できないなど、都合がつかない問題も解消できた】

山口 : 時間軸も変わりました。例えば、時間が合わなくて参加できないミーティングの内容も、チャットワークを見れば会議の内容を追体験できます。プロジェクトの方向性、決まったことやその背景まで分かります。

コミュニケーションのロスが発生する大きい原因は、「背景の共有」がされないことだと理解していています。「なぜそれをやるのか」、「なぜそれを優先させるのか」、「やることの意義」をチャットワークで事前に拾えることは価値があると思います。

これは嬉しい!社員の仲が良くなるLancers流チャットワーク活用術

社内イベントでもチャットワークを活用しているそうですね。

山口 : ランサーズでは、月に1〜2回はイベントがあるのですが、自発的にグループチャットを作り、誕生日の人以外でパーティーやプレゼントの企画を練ったりします。

私も誕生日会をしてもらったのですが、とても嬉しいことの連続でした。気づかれないようにパーティーの話が進んでいて、パーティ後には企画の盛り上がりぶりをシェアしてくれました。

2〜3週間前から準備してくれていて、『山口さん、ピンクのネクタイ欲しいって言っていたよ。』という具合で、活発なやりとりがありました。グループチャットで進められたパーティーの企画の様子はとても嬉しいプレゼントでした。

チャットワークはビジネスシーンでとても活用できることと、社内イベントや誕生日会みたいな業務とは別のお遊び的な使い方もできるところが面白いし、良いと思っています。

誕生日会の企画をおこなうグループ。後から参加したメンバーは過去のやりとりを遡って閲覧できるため、祝われる本人を後でグループに招待し、イベント企画の様子がシェアされた。とても嬉しかったという。

『Lancersマガジン』など、ランサーとの業務連絡にも活用

ランサーさん(ランサーズで仕事の受発注をする人のこと)とのやり取りにチャットワークを使うことはありますか?

山口 : フリーランスのニュースメディア『ランサーズマガジン』のコンテンツ制作はチャットワークがあって完成したようなものです。

仕事を依頼しているランサーさんにグループチャットに入っていただいて、一緒に作りました。これまでは外部はメール、社内はチャットという風に使っていましたが、最近では外部の協力をいただく時には、チャットワークをすすめています。

連絡が早いですしファイルをメールで探すのは大変ですが、チャットワークなら簡単です。

『Lancers』で受発注している方が業務連絡にチャットワークを使うこともあるのでしょうか?

山口 : 発注確定後に電話やチャットで連絡しているケースは沢山あります。チャットワークでやりとりしているケースも多いです。

我々も依頼する先にチャットワークでとお話すると、「ではアカウントを教えます。」ということが多々あります。

ランサーズマガジン

マガジンのコンテンツを作るためのグループチャット。ランサーズで知り合ったパートナーとチャットワークで連携しながら制作をすすめている。

フリーランスが仕事を進める時に役立つツール。ランサーさんにおすすめ

最後に、チャットワークを検討しているフリーランスの方に一言お願いします。

山口 : 発注先の方とチームになれるので、チャットワークはおすすめです。例えば、クライアントの担当者が2〜3人いる場合、チャットワークで部長さん・課長さん・現場の方に一括でタスクを切って確認依頼をすると、チーム全員にとって便利です。

メールで一人一人に確認すると、部長さんがOKと言っている事実を別の人にも流さないといけない場合があります。チャットワークなら、みんなが「部長OK」を分かりやすくシェアできて仕事がスムーズに進みます。

フリーランスが働く時にすごく活かせるツールです。

なるほど。ランサーさんにもおすすめということですね。

山口 : そうですね、使っていただく方が多くなったら、Lancersを運営する我々も便利です。

山口さんのインタビューはビデオ会議機能の「チャットワークLive」を使っておこなわれた。山口さんはこの機能を初めて利用し「すごく通話の品質が良くてびっくりしました。気持ちよく話せますね。」と語った。

ランサーズ株式会社

日本初・日本最大のクラウドソーシングサービスで、個人法人問わず、いつでも、どこでも、匿名で仕事の受発注ができる仕事のマーケットプレイスです。スタッフは正社員・パート・アルバイト全員で約30名です。

(取材:2013年5月)